Hilfe

Es gibt drei Türen, je nachdem, welchen Zugang du hast:

• Inhaber und Firmenzugang melden sich unter Anmelden an.
• Mitarbeiter mit einem Mitarbeiterzugang unter Anmeldung für Mitarbeiter, mit ihrer E-Mail-Adresse.
• Kunden und Prüfdienste, denen eine Firma Einblick gegeben hat, unter Anmeldung für Externe, mit ihrer eigenen Kennung (nicht der E-Mail-Adresse).

Unter jeder Anmeldung stehen die beiden anderen als Verweis. An der falschen Tür sieht es aus wie ein falsches Passwort.

Unter jeder der drei Anmeldungen steht „Passwort vergessen?“. Gib dort deine E-Mail-Adresse ein (als Externer deine Kennung) und du bekommst eine E-Mail mit einem Link, über den du ein neues Passwort festlegst.

Der Link für Mitarbeiter und Externe gilt 2 Stunden. Kommt keine E-Mail, sieh im Spam-Ordner nach. Externe, die ihre Einladung noch nie benutzt haben, legen ihr Passwort über die Einladung fest.

Der Inhaber deiner Firma setzt deine Zwei-Faktor-Anmeldung unter Einstellungen › Sicherheit zurück; du wirst per E-Mail informiert. Als Externer wendest du dich an die Firma, die dich eingeladen hat.

Bist du selbst Inhaber, schreib uns an support@earnstack.de.

Unter Belegschaft auf „Einladen“ tippen und wählen, wer es ist: Firmenzugang, Mitarbeiterzugang oder Externer. Beim Mitarbeiterzugang hakst du an, in welchen Tools er arbeitet. Er bekommt eine E-Mail, legt sein Passwort selbst fest und meldet sich unter „Anmeldung für Mitarbeiter“ an.

Ein Mitarbeiter sieht danach nur „Mein Profil“ und darin nur die Tools, die du ihm gegeben hast — und dort nur seine eigenen Daten. Mitarbeiterzugänge sind kostenlos und unbegrenzt; nur Firmenzugänge zählen für deinen Tarif.

• Inhaber: darf alles und kann jedes Recht weitergeben. Die Firma löschen kann nur er.
• Firmenzugang: arbeitet in den Tools seiner Rolle. Die Rolle legt je Tool fest, ob er nur darin arbeitet oder es auch einrichtet, und ob er nur sich, seine Leute oder die ganze Firma sieht — dazu einzelne Rechte wie Zugänge vergeben oder den Tarif wechseln. Rollen pflegt man unter Belegschaft › Rollen.
• Mitarbeiterzugang: arbeitet nur in seinen Tools und sieht nur seine eigenen Daten.
• Externer: ein Kunde oder Prüfdienst mit Einblick in genau ein Tool, heute in der Wartung: Er sieht seine Prüfaufträge und trägt Prüfungen ein.

EarnStack läuft im Browser, es gibt keine eigene App. Als Mitarbeiter öffnest du Mein Profil und tippst unter „Meine Zeit“ auf „Zur Stempeluhr“; mit Firmenzugang findest du sie im Tool Zeiterfassung. Dort „Einstempeln“ und am Ende „Ausstempeln“ — beim Ausstempeln wählst du darüber die Pause des Tages (vorgewählt sind 30 Minuten).

Tipp: Leg dir die Seite als Lesezeichen oder auf den Startbildschirm deines Handys.

In der Zeiterfassung auf „Tag nachtragen“ tippen, den Tag wählen und Von, Bis und Pause eintragen. Das geht für jeden Tag bis heute, nicht für die Zukunft; endet die Zeit vor dem Beginn, gilt sie als Schicht über Mitternacht. Der Eintrag ist sofort gespeichert und als „nachgetragen“ gekennzeichnet.

In der Zeiterfassung auf „Frei beantragen oder krank melden“ tippen, als Grund „Urlaub“ wählen (oder Unbezahlt frei, Sonderurlaub, Überstunden abbauen), Von und Bis eintragen und „Antrag senden“. Bei einem einzelnen Tag geht auch ein halber Tag.

Entscheiden kann, wer die Zeiterfassung bei euch verwaltet — unter Zeiterfassung › Anträge mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

Über denselben Knopf „Frei beantragen oder krank melden“, Grund „Krankmeldung“, dann „Krankmeldung senden“. Sie wird sofort eingetragen, ohne Genehmigung. Nach einer Diagnose fragt das Programm nicht — das Anmerkungsfeld ist freiwillig.

Als Mitarbeiter unter Meine Zeit: die Stunden von heute und dieser Woche, „Mein Urlaub“ mit den übrigen Tagen, „Mein Stundenkonto“ mit Verlauf und deine letzten 14 Tage.

Mit Firmenzugang zeigt das Tool Zeiterfassung deine Stempeluhr und deinen Urlaub; Zeiten, Monate und Stundenkonten aller sieht, wer die Zeiterfassung verwaltet.

In Mein Profil unter „Meine Schulungen“ auf „Schulungen öffnen“ und die Schulung wählen. Jede Unterlage öffnen bzw. als gelesen markieren, danach „Teilnahme bestätigen“. Du bekommst sofort eine Nachweisnummer und siehst, bis wann die Schulung gilt; deine Firma sieht den Nachweis bei sich.

Warst du bei einer Schulung außerhalb, lädst du dein Zertifikat unter „Nachweis von außerhalb“ hoch (PDF, JPG oder PNG bis 20 MB). Es zählt, sobald es im Büro anerkannt ist.

Jede Schulung kann eine Gültigkeit haben, die deine Firma festlegt. Wird sie fällig, erinnert dich das Programm über die Glocke; wer keinen eigenen Zugang hat, wird über seinen Vorgesetzten erinnert. Ist sie überfällig, erfährt es zusätzlich die verantwortliche Person in deiner Firma.

In Mein Profil unter „Meine Anweisungen“: Dokument öffnen, lesen und „Gelesen und verstanden“ tippen. Dein Name, die Fassung und der Zeitpunkt werden gespeichert. Hat die Anweisung eine Frist, steht dort „Bitte bis … bestätigen“; ist sie abgelaufen, bekommst du und die verantwortliche Person eine Erinnerung über die Glocke. Bei einer neuen Fassung bestätigst du erneut.

In der Wartung auf „Liste einlesen“ (dafür muss man die Wartung verwalten). Die Liste kommt als CSV-Datei — in Excel: Datei › Speichern unter › CSV —, eine Zeile je Gerät oder je Prüfung, höchstens 1.000 Zeilen. Eine Beispieldatei liegt auf der Seite. Du ordnest die Spalten zu, siehst eine Vorschau, und erst danach wird eingelesen.

Prüfarten müssen unter „Prüfarten“ schon angelegt sein. Rückgängig machen geht 7 Tage lang, solange an den Geräten noch nichts eingetragen ist.

In der Wartung auf „Etiketten drucken“ (oder auf der Geräteseite „Etikett drucken“). Gedruckt wird auf einen A4-Bogen mit 24 Etiketten zu 70 × 37 mm, etwa Avery Zweckform 3474 oder Herma 4453; im Druckdialog „Tatsächliche Größe“ wählen. Wer den Code mit dem Handy liest, landet bei diesem Gerät — je nach Anmeldung in der Wartung, im eigenen Profil oder beim Prüfdienst.

Wer ein Gerät verantwortet, bekommt montags eine Übersicht mit allem, was überfällig ist oder in 30 Tagen fällig wird, und sofort eine Mail, wenn eine Prüfung überfällig wird. Abschalten lässt sich das für die ganze Firma unter Wartung › Einstellungen, „Mails zu Prüfterminen“. Die Glocke kommt in jedem Fall.

Unter Einstellungen › Tarif & Abrechnung auf „Abo verwalten“; gewechselt und gekündigt wird dort bei Stripe, unserem Zahlungsdienstleister. Dafür braucht man das Recht, den Tarif zu wechseln bzw. zu kündigen.

Nach einer Kündigung kannst du deine Daten noch 30 Tage herunterladen, danach löschen wir sie vollständig, auch alle hochgeladenen Dateien. Buchst du vorher wieder, ist alles noch da. Herunterladen kann, wer das Recht dazu hat, jederzeit unter Einstellungen › Daten & Speicher.

Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt, Mails gehen über IONOS in Deutschland, die verschlüsselte Sicherung liegt bei Hetzner in Falkenstein. Nur wer einen Tarif mit Assistent nutzt, übermittelt dessen Aufträge an Anthropic in den USA.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung findest du unter Einstellungen › Verträge; der Inhaber schließt ihn dort ab.

Unten in der Seitenleiste bzw. unten in „Mein Profil“ steht „Fehler melden“. Beschreibe kurz, was nicht funktioniert; deinen Namen und das Tool, in dem du gerade bist, sehen wir automatisch. Die Meldung geht direkt an uns.

Per E-Mail an support@earnstack.de. Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen (Mo–Fr).